Organisatorisches Projektmanagement


Das organisatorische Projektmanagement (OPM) ist ein Rahmen, mit dem die Projekt-, Programm- und Portfolio-Management-Praktiken an organisatorischen Strategien und Zielen ausgerichtet und somit an die Struktur der Organisation angepasst werden können. Organisatorisches Projektmanagement beginnt damit zu erkennen, dass das Projektmanagement mehr bedeutet als „gute Projektmanager“ zu haben.

Veröffentlicht am: 22.08.2017

Organisatorisches Projektmanagement (OPM) heißt, dass in einem organisatorischen Umfeld Projekte, Programme oder Portfolios in Abstimmung mit der organisatorischen Geschäftsstrategie und den Zielsetzungen in einer Weise verwaltet werden, die der Organisation den größten Nutzen bringt um einen nachhaltigen, wettbewerbsfähigen Vorteil zu bieten. Organisatorische Strategien und Prioritäten werden verknüpft und zeigen Beziehungen zwischen Portfolios und Programmen sowie zwischen einzelnen Projekten auf. Die organisatorische Planung wirkt sich auf alle Projekte aus, die für den Strategieplan der Organisation relevant sind.

Die Nutzung von OPM ist in den vergangenen 20 Jahren gewachsen und entsteht aus der Etablierung bewährter Praktiken für ein Projekt/Programm und der Schaffung von Portfolio-, Programm- oder Projektmanagementbüros (PMOs). Viele Organisationen haben das Management von Programmen und Projekten mittlerweile formalisiert, während andere Organisationen dazu neigen, Projekte ad hoc zu verwalten.

Organisatorisches Projektmanagement beginnt damit zu erkennen, dass das Projektmanagement mehr bedeutet als „gute Projektmanager“ zu haben. Ein effektives Projektmanagement reduziert unnötige Betriebskosten und führt zu realisierten strategischen Zielen. Projektmanagement in Bezug auf die einfache Fokussierung auf Umfang, Zeit und Budget ist nicht mehr ausreichend. Organisationen, die Portfolio-, Programm- und Projektmanagement strategisch mit Top-Management-Sichtbarkeit betreiben, nutzen:

  • aktive Führungskräfte für Projekte.
  • konsequente und standardisierte Projektmanagementpraktiken.
  • Methoden, um die Veränderung effektiv zu erkennen und zu bewältigen.
  • und kompetente qualifizierte Projektmanager.

Diese Organisationen sind in der Lage, Projekte termin- und budgetgerecht abzuwickeln. Ein Organisatorischer Projektmanagement Ansatz stellt sicher, dass das Portfolio mit dem Satz von Programmen und/oder Projekten übereinstimmt, die die entsprechenden Wertentscheidungen und Vorteile für die Organisation liefern. Reviews werden regelmäßig durchgeführt und bei verändernden Marktbedingungen und Strategieänderungen angepasst, um neue Ergebnisse zu liefern. Diese Ergebnisse sind direkt verknüpft mit der Wertschöpfung des Geschäftswertes. Somit fördert OPM die Ausrichtung der strategischen Ziele Ihrer Organisation.

In Organisationen können bereits einige Elemente von OPM bestehen, wie z.B.: Lenkungsausschüsse, Projektprozesse, Projektleiterschulungen oder dokumentierte Projektmanagement Praktiken und Verfahren. Durch die formale Einführung von OPM integrieren sich alle notwendigen Elemente für eine effektive Projektauswahl, -ausführung und -lieferung in die gesamte Organisation.

Jede Organisation wird Ihre OPM-Bedürfnisse in dem Maße vorantreiben, das für Ihren Geschäftszweck sinnvoll ist. In der folgenden Abbildung werden wichtige Kernprozesse (= Core-Enabling-Prozesse) dargestellt, die eine Organisation bei der Realisierung von OPM berücksichtigen muss. Diese Kernprozesse spiegeln die derzeitige bewährte Praxis in Organisationen wider, welche die Umsetzung eines OPM-Ansatzes und einen realisierten Erfolg durchgeführt haben.

Organisationsbezogenes Input

Vor der Realisierung eines OPM-Programms muss die Organisation Ihre Vision für ein zukünftiges Business bestimmen. Hierfür werden bestehende organisationsbezogene Inputs identifiziert und eine Reihe von Plänen und Prozessen entwickelt, um den gewünschten OPM-Grad zu erreichen.

Beispiele für organisationsbezogene Inputs:

  • Projektarten. Ein Verständnis für bestehende Projektarten ist wichtig für die Gestaltung eines organisatorischen Projektmanagements, welches den Bedürfnissen der Organisation entsprechen soll.

  • Anerkennung der Größe der Projekte, die verwaltet werden. Organisationen, die nur kleine Projekte verwalten, können weniger anspruchsvolle Prozesse und Methoden benötigen.

  • Historische Daten. Erstellung historischer Daten über abgeschlossene Programme und Projekte sind ausgezeichnete Quellen für bewährte Vorlagen und Formulare.

  • Lessons learned. Dokumentation von gesammelten Erfahrungen sind zu nutzen, um weitere Praktiken zu extrahieren und Fallstricke zu vermeiden.

Diese Inputs und weitere Vorbereitungen helfen, die Geschäftsprioritäten besser zu verstehen, Geschäftsprozesse zu integrieren und Verbesserungsfelder zu identifizieren, die eine bessere Abstimmung zwischen Projekten und Organisationsstrategien ermöglichen. Hierbei kann es auch hilfreich sein, ein Reifegradmodell zu nutzen.

OPM Core-Enabling-Prozesse

Die Core-Enabling-Prozesse unterstützen die Organisation, Ihre strategischen Ziele durch Portfolio-, Programm- und Projektmanagement zu realisieren.

Der Strategieausrichtungsprozess stellt sicher, dass Programme und Projekte strategische Absichten unterstützen. Eine strategische Ausrichtung ermöglicht es Organisationen, Ihre Portfolios konsequent zu verwalten, um den Wert der Portfolio Ergebnisse zu maximieren. Je fähiger eine Organisation in Bezug auf OPM ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Evaluierungs- und Auswahlprozess vorhanden ist, der der Organisation hilft, festzustellen, welche Portfolios zu genehmigen, zu verweigern oder zu verschieben sind. Die Unternehmensführung bietet einen Rahmen, in dem Entscheidungen getroffen werden können, welche die Geschäftsanforderungen und Erwartungen erfüllen, um somit den Wert der Projektergebnisse zu maximieren.

Eine effektive OPM-Unternehmensführung unterstützt den organisatorischen Erfolg durch:

  • Festlegung klarer, gut verstandener Vereinbarungen darüber, wie die Sponsorenorganisation Portfolios, Programme und Projekte beaufsichtigen, unterstützen oder ausrichten.

  • Sicherstellen, dass die Ziele der Portfolios, Programme und Projekte mit der strategischen Vision, den operativen Fähigkeiten und den Ressourcenverpflichtungen der Organisation im Einklang stehen.

  • Aufbau einer Reihe von robusten KPls, die die Möglichkeit bieten, die Leistung der Organisation zu überwachen und zu überprüfen, um so fundierte Entscheidungen zu treffen.

  • Etablierung regelmäßiger Leistungsüberprüfungen, um die Ausrichtung der Organisationsstrategie sicherzustellen.

Das organisatorische Projektmanagement definiert, wie Menschen und Prozesse zur Auswahl und Bereitstellung von Portfolios, Programmen und Projekten arbeiten. Das Kompetenzmanagement sorgt dafür, dass die richtigen Fähigkeiten und Kenntnisse zur Verfügung stehen.

Kritische Erfolgsfaktoren, nachhaltige Führung, kontinuierliche Verbesserung und Change Management

Kritische Erfolgsfaktoren sind nachhaltige Führung, kontinuierliche Verbesserung und Change Management. Eine nachhaltige Führung ist erforderlich, um die Wirksamkeit von OPM in der Organisation aufzubauen und zu behalten. Die kontinuierliche Verbesserung beruht auf Audits, Benchmarking, Lehren und anderen Faktoren, um zu ermitteln, was verbessert werden muss. Zum Beispiel Menschen und Prozesses, Aufsicht, Ziele und organisatorische Perspektiven. Change Managementfähigkeiten und die Umsetzung von unterstützenden Managementstrategien, Pläne und Aktivitäten sind notwendig, um erhebliche Veränderung in der Organisation einzubetten.

Nachhaltige Realisierung

OPM lässt sich nicht von heute auf morgen in der Organisation realisieren. Die genannten Ausrichtungsprozesse stellen oft ein langfristiges Bestreben dar, dass von einem inkrementellen Verbesserungsaufwand begleitet wird. Eine langfristige Sicht beherbergt ebenfalls die Strategie, organisatorisches Projektmanagement kontinuierlich und nachhaltig in die Organisation einzubinden. Darüber hinaus hilft eine langfristige Sicht, ein nachhaltiges Führungsvertrauen und weitere Stakeholder zu gewinnen.

Der Einsatz des organisatorischen Projektmanagements bietet entscheidende Vorteile:

  • Organisationen, die OPM integrieren sind effektiver bei der Erreichung der gewünschten Ergebnisse hinsichtlich Auswahl, Planung, Implementierung und Bereitstellung von Programmen und Projekten als Organisationen, die diesen Ansatz nicht nutzen.

  • Ausgeprägte Prozesse und Methoden unterstützen die Effektivität der Anwendung von OPM.

  • OPM ist in einer kontinuierlichen Verbesserung verankert, um zu helfen, zu erkennen und darauf zu reagieren, dass zu ändern, was unweigerlich die Art und Weise beeinflusst, in der eine Organisation Portfolios, Programme und Projekte verarbeitet.

Um eine erfolgreiche Realisierung des OPM abzubilden, sollten KPI`s entwickelt und verwendet werden. Durch diese können Effektivität, Einfluss und Reife des organisatorischen Projektmanagements jederzeit bewertet und veränderte Bedürfnisse frühzeitig erkannt werden.

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Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects

Hallo, mein Name ist Sabrina. Ich bin digitale Transformationmanagerin, Projektmanagerin und beratende Ingenieurin in München.

Ich möchte euch auf dem HIGH LEVEL Projects Blog mit Themen rund um die digitale Transformation in der Immobilienwirtschaft begeistern.

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