OPM: 7 Inputs für eine gelungene Realisierung


Vor dem Start eines OPM-Programms ist die Einschätzung der Bereitschaft einer Organisation wichtig. Dies erfordert eine engagierte, nachhaltige (Unternehmens-) Führungsebene. Wenn es Unterstützung und Engagement für eine nachhaltige Führung gibt, dann kann die Initiative vorankommen. Wenn nicht, sollte ein Mittel zur Kultivierung nachhaltiger Führung erforscht werden.

Veröffentlicht am: 02.09.2017

Für die erfolgreiche Realisierung eines OPM sollten die organisatorischen Systeme, Menschen und Kultur beurteilt werden, um festzustellen, ob diese die Veränderung unterstützen können. Hierfür sind folgende sieben Inputs zu betrachten:

Nachhaltige Führung

Um erfolgreich zu sein, erfordert OPM eine engagierte, nachhaltige (Unternehmens-) Führungsebene. Realistisch ist ein laufendes Programm, solange die Organisation Portfolios, Programme und Projekte durchführt. Es sollte auch ein laufendes Programm (oder organisatorisches Äquivalent) für die Verbesserung des OPM geben.

Für Unternehmen, die von einer geringen Reife des OPM ausgehen, ist die Veränderung der Organisationskultur einer der wichtigsten und schwierigsten Faktoren, die auftreten werden. Der Prozess zur Festlegung der Ausrichtung des organisatorischen Ansatzes für das Projektmanagement erfordert einen Experten in der Organisation. Weiterhin ist zu empfehlen, ein Mitglied des Managementteams auszuwählen, das über eine starke Kenntnis der Organisationsstrategie verfügt und das dazu beitragen wird, die Aktivitäten zu diesem Zweck zu erleichtern. Auch ist wichtig, dass alle Stakeholder einer Organisation frühzeitig identifiziert werden.

Wenn es Unterstützung und Engagement für eine nachhaltige Führung gibt, dann kann die Initiative vorankommen. Wenn nicht, sollte ein Mittel zur Kultivierung nachhaltiger Führung erforscht werden.

Kontinuierliche Verbesserung

Langfristiger OPM Erfolg braucht eine effektive kontinuierliche Verbesserung. Viele Organisationen haben Schwierigkeiten, die Umsetzung (OPM Wert) erfolgreich fortzuführen und die Realisierung stagniert. Dies passiert dann, wenn zu Beginn des OPM Programms fehlerhafte Erwartungen festgestellt wurden. Zum Beispiel, wenn ein Sponsor glaubt, dass die Umsetzung ein einmaliges Projekt ist und nicht ein laufendes Programm.

Nach der Realisierungsphase des OPM gibt es einen Punkt, an dem die Aktionen, die eine Organisation in Angriff nimmt, entweder mit fortlaufender Verbesserung und der Aufwärtskurve fortschreiten oder auf eine weniger wünschenswerte Ebene zurückgeht, wie der Abwärtskurve. Der OPM Wert ist niemals flach oder statisch, wie durch die leichtere Mittellinie angezeigt, da es immer Änderungen gibt.

Die kontinuierliche Verbesserung beginnt mit einer ersten Bewertung, um den Status des OPM zu bestimmen und welche Verbesserungen die Organisation zur Erreichung dieser Vision benötigt. Auch sind regelmäßige Neubewertungen erforderlich, um den Fortschritt zu messen und neue Organisationsfaktoren zu erfassen, die Anpassungen des OPM Programms erfordern können.

Change Management

OPM erfordert eine Verpflichtung und eine Fähigkeit für organisatorisches Change Management. Die Fähigkeit einer Organisation, eine weitreichende Veränderung zu akzeptieren, sollte als ein Schlüsselfaktor bewertet werden.

Change Management Aspekte, die zu berücksichtigen sind:

  • Betrachtung der Begeisterung im Laufe der Zeit für die OPM bezogenen Veränderungen. Organisationen reagieren unterschiedlich auf Veränderung, aber der richtige Ansatz kann das beste Umfeld für zukünftige Veränderungen schaffen.

  • Nutzen Sie Change Management und Kommunikationsfähigkeiten von bestehenden Projekten und Programmen innerhalb der Organisation, um mit Business Stakeholdern zusammenzuarbeiten. Dies integriert bestehende Projektpraktiken in die Gesamtumsetzung.

  • Entwickeln Sie einen schriftlichen Change Management Plan einschließlich eines Kommunikationsmanagementplans.

Es ist wichtig, dass der Change Management Prozess von Mitgliedern der Organisation akzeptiert und weiter vorangetrieben wird.

Aktueller Organisationsstatus

Dieser erfasst aktuelle Fakten über die OPM Landschaft der Organisation, einschließlich kultureller Aspekte und hilft bei der Bestimmung, wie man den Business Case für das OPM formuliert.

Folgende organisatorische Fakten können u.a. den OPM Erfolg beeinflussen:

  • Hat die Organisation die Fähigkeiten und Ressourcen, um OPM zu implementieren?

  • Welche Karrierewege gibt es für Portfolio-, Programm- und Projektmanager?

  • Wie hoch ist die aktuelle Performance von Portfolios, Programmen und Projekten?

  • Was funktioniert und was muss sich ändern?

  • Stehen die Geschäftsergebnisse in Übereinstimmung mit den strategischen Zielen der Organisation?

  • Wie gut funktioniert die Organisation?

  • Ist die Organisation agil in Bezug auf Veränderung?

  • Sind sich Projektmanager und Teams der strategischen Vision und Mission der Organisation bewusst?

  • Sind die Projekte strategisch ausgerichtet?

Durch die Ermittlung einer strategischen Notwendigkeit und des Nutzens der OPM Verbesserung gegenüber den Kosten lässt sich auch eine Machbarkeit feststellen. Beginnen Sie anschließend mit dem Aufbau des Business Case.

Strategie und PM-Methoden

Die Kenntnis über die Organisationsstrategie ist die Grundlage für eine weitere Realisierung. Es sollte ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt werden, um ein besseres Verständnis der Strategie zu gewinnen, auch darüber, wie die Koordination der Arbeit zwischen anderen Funktionen in der Organisation stattfinden wird, um die Strategie zu erreichen.

Das Hauptziel von OPM ist, die Projektmanagementprozesse an Geschäftsprozesse und Organisationsstrategien zu binden. Es ist wichtig zu verstehen, wie sich die Elemente der Geschäftsprozesse und der Organisationsstrategie auf die Elemente des Projektmanagements auswirken und wie diese Elemente abgebildet werden können.

Die aktuelle Zustandsüberprüfung definiert den Ausgangspunkt und den Weg des zukünftigen Zustands. Der entwickelte zukünftige Zustand bietet der Organisation wertvolle Rückmeldungen, an welchem Punkt Veränderungen stattfinden müssen und wie schnell es notwendig ist, die Organisationsstrategie zu erreichen. Der zukünftige Zustand beschreibt, wie die Organisation in Zukunft arbeiten wird und wie sich die Organisationsstrukturen verändern werden.

Analyse, Roadmap und Realisierung

Mittels Analyse können die gewonnenen Erkenntnisse zur Organisationsstrategie und des Projektmanagements konsolidiert werden, um die Bereiche der zukünftigen Organisation aufzuzeigen, die verbessert werden müssen und um die Abweichung zwischen den Geschäftsanforderungen der Organisation und den aktuellen Fähigkeiten der Organisation zu reduzieren. Die ermittelten Initiativen werden anschließend für eine Umsetzung priorisiert. Mit der Liste der priorisierten Initiativen kann die Implementierungs-Roadmap entwickelt werden.

Jede Organisation, die OPM implementiert, beginnt von einem anderen Punkt und hat eine andere gewünschte Zielrealisierung. Was für eine Organisation passt, passt nicht zu anderen. Der Wert für die Organisation bei der Realisierung von OPM wird maximiert, wenn die richtige Anpassung innerhalb der Organisation erreicht wird.

Es empfiehlt sich jedoch, dass jede Organisation alle vier Core-Enabling-Prozesse implementiert:

  • Strategieausrichtung. Strategieausrichtung richtet Portfolios, Programme und Projekte mit den strategischen Zielen und Zielen der Organisation aus.

  • Organisatorische Projektmanagement Methodik. Das System der Praktiken, Techniken, Verfahren und Regeln, die in Portfolio-, Programm- und Projektarbeiten verwendet werden, um Anforderungen zu erfüllen und Vorteile zu erzielen.

  • Unternehmensführung. Die Systeme und Methoden, mit denen OPM Management und Strategie definiert, autorisiert, überwacht und unterstützt werden.

  • Kompetenzmanagement. Das Kompetenzmanagement erleichtert die zeitnahe und angemessene Bewertung der Fähigkeiten und der Entwicklung der Erfahrungen, die zur Umsetzung von Portfolios, Programmen und Projekten innerhalb der Organisation erforderlich sind.

Ein OPM Realisierungsprogramm sollte sich bemühen, in kleinen Schritten in einem frühen Zyklus schnell an Akzeptanz zu gewinnen. Schnelle Erfolge sollten mit dem Team gefeiert, im Unternehmen verbreitet, und als Teil des organisatorischen Change Management Plan verwendet werden, um den Stellenwert von OPM weiter zu fördern.

Eine neue OPM Politik sollte dokumentiert und klar und prägnant allen betroffenen Stakeholdern in der Organisation vermittelt werden. Der Schlüssel ist, sicherzustellen, dass jeder versteht, dass eine Veränderung aufgetreten ist. Die OPM Politik sollte an einem prominenten Ort, wie einer Intranet-Webseite zusammen mit anderen organisatorischen Richtlinien zur Verfügung stehen.

Quantitative KPIs definieren

Um festzustellen, ob die beabsichtigten OPM Organisationsvorteile realisiert werden, muss der Fortschritt anhand der definierten quantitativen KPls gemessen werden.

KPls können aus einer Vielzahl von Metriken bestehen, um die Effektivität, den Einfluss und die Reife des OPM und die Projektleistung zu bewerten. Dies sind Messziele, die aus identifizierten Informationsbedürfnissen und -zielen abgeleitet sind und regelmäßig mit der Unternehmensführung überprüft werden sollten.

Beispiele für KPls sind:

  • Pünktliche und termingerechte Lieferung. Die Bewertung der erwarteten und tatsächlichen Fälligkeiten für Meilensteine und Leistungen. Erwartete und tatsächliche Budgeterreichung. Verdiente Wertindikatoren wie Terminentwicklungsindex (SPI) und Kostenentwicklungsindex (CPI). Abweichung der geplanten Arbeitsstunden. Kosten für die Verwaltung von Prozessen. Prozentsatz der Meilensteine verpasst und Prozentsatz der überfälligen Projektaufgaben. Entsprechende Zielleistungsniveaus sind für die Analyse der Ergebnisse nützlich, zum Beispiel ein Leistungsziel von „90% der Meilensteine werden rechtzeitig erreicht“.

  • Formale und informelle Qualität. Bewertung der lieferbaren Mängel und Testergebnisse. Prozentsatz der Nacharbeit, die auf zweideutige, ungenaue oder fehlende Anforderungen zurückzuführen ist. Projektteam Zufriedenheitsindex. Projekt Stakeholder Zufriedenheitsindex. Und Prozentsatz der getesteten Anforderungen.

  • Lessons learned. Die Erfassung spezifischer Erkenntnisse hilft dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen, wenn es darum geht, zukünftige ähnliche Komponenten zu priorisieren.

Die fortschreitende Realisierung der OPM Vorteile hängt von der Unternehmensführung in der Organisation ab. Wie bereits dargelegt, haben Studien gezeigt, dass die Mehrheit der Organisationen, die keine kontinuierliche Verbesserung verfolgen, den gewonnenen OPM Wert wieder verringern bzw. ganz verlieren. Aus diesem Grund ist es wichtig zu gewährleisten, dass die OPM Politik einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess folgt.

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Sabrina Treptow HIGH LEVEL Projects

Hallo, mein Name ist Sabrina. Ich bin digitale Transformationmanagerin, Projektmanagerin und beratende Ingenieurin in München.

Ich möchte euch auf dem HIGH LEVEL Projects Blog mit Themen rund um die digitale Transformation in der Immobilienwirtschaft begeistern.

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